DECLARATION OF CONTENTS AND SHIPPER’S LETTER OF INSTRUCTION
Government regulations require documentation showing specific information for international shipments. The information recorded on this Declaration of Contents and Shipper’s Letter of Instruction will be used for customs clearance and the assessment of any applicable duty and tax charged by the destination country.
Complete a Declaration of Contents and Shipper’s Letter of Instruction for each international shipment. A shipment includes all packages shipped to a single consignee on the same day.
Remove this page and follow the steps below when completing the form. The information must be recorded in English or in the language of the destination country.
To help ensure the legibility of this multiple-part form, please type or use a ball point pen and press firmly.
1.Enter the name and address of the SHIPPER as shown on the address label. Include contact person, telephone number, and postal code.
2.Enter the SHIPPER’S IDENTIFICATION NUMBER FOR CUSTOMS PURPOSES (GST, ETC.).
3.Enter the name and address of the CONSIGNEE, including destination country, as shown on the address label. To help ensure prompt delivery, contact person, telephone number, and postal/ZIP Code must be included.
4.Enter the CONSIGNEE’S IDENTIFICATION NO. FOR CUSTOMS PURPOSES (VAT, IMPORTER’S NO., ETC.), if known.
5.Enter the DATE.
6.Enter your reference number(s) under SHIPMENT REFERENCE NO., if applicable.
7.Enter the NUMBER OF PACKAGES IN SHIPMENT.
8.Enter the TOTAL WEIGHT OF SHIPMENT. Specify “lb” or “kg”.
9.Enter the name and address of the purchaser, if different from the consignee, in the SOLD TO section.
10.When applicable, enter the PURCHASER’S IDENTIFICATION NO. FOR CUSTOMS PURPOSES (VAT, IMPORTER’S NO., ETC.), if known.
11.Enter a complete DESCRIPTION AND VALUE OF CONTENTS. Avoid general terms such as “parts”, “paper”, “printed matter”, etc. Record the CUSTOMS COMMODITY CODE NUMBER (HARMONIZED CODE), if known. Include the UNIT VALUE and TOTAL VALUE of each commodity.
12.Enter the TOTAL VALUE OF CONTENTS. Customs regulations require that a value be listed for all shipments.
For articles of no commercial value, a minimum value must be stated. Record “Value for Customs Purposes Only” in the REMARKS section (see # 20).
13.Enter any applicable INSURANCE CHARGES (Declared Value charges) included in the total invoice charges to your customer.
14.Enter any TRANSPORTATION CHARGES included in the total invoice charges to your customer.
15.Enter the TOTAL INVOICE VALUE.
16.Specify the CURRENCY you are using for all value entries.
17.Indicate whether or not DUTY, TAX, AND BROKERAGE SERVICE CHARGES are included in the total invoice value.
18.Enter the COUNTRY OF ULTIMATE DESTINATION.
19.Enter the TERMS OF SALE which define the charges included in the TOTAL INVOICE VALUE (see # 15). For example: “CIF” (Cost, Insurance, Freight).
20.Indicate in the REMARKS section any special conditions that apply. For example: the merchandise is being sent for repair, the item is being sent as a gift (include each gift receiver’s name), the values listed are for Customs purposes only, etc.
21.UPS provides customs clearance for international Express and Expedited shipments to all destination countries served. Customs clearance of Standard shipments to the United States is performed by a commercial broker usually selected by the consignee. Prior to shipping, the consignee should notify the shipper of the broker selected, and the shipper should record the name of that broker in the CUSTOMS BROKER section of this form. If a specific broker is not indicated, UPS will select a commercial broker to perform customs clearance on the consignee’s behalf.
Note: Commercial brokers typically charge brokerage service fees for customs clearance.
22.For Standard shipments to the United States, specify who is to pay any applicable duty, tax, and brokerage service charges by checking the box to bill the SHIPPER, the CONSIGNEE, or OTHER. When the OTHER box is checked, record the name and address of the party to be billed in the space provided.
Note: The availability of these options is subject to the terms and conditions of service offered by the commercial broker performing customs clearance.
For international Express and Expedited shipments, a UPS Waybill must be used if duty, tax, and brokerage service charges are to be billed to a party other than the consignee.
23.For Express, Expedited, and Standard shipments to the United States, certification of Canadian origin is required to qualify goods for the reduced or eliminated duty and tax afforded by the North American Free Trade Agreement. The form of certification required is based on the value of the shipment. For shipments with a value of $1,000 U.S. or more, a completed “North American Free Trade Agreement Certificate of Origin” form must be provided. For shipments with a value under $1,000 U.S., you may either provide a completed “North American Free Trade Agreement Certificate of Origin”, or you may certify Canadian origin of the goods by initialing the box in section # 24.
24.The SHIPPER’S SIGNATURE is required for all international shipments.
When a UPS Waybill is used, enclose all required export documentation in the UPS Waybill pouch. Please insert the documentation behind the UPS Waybill so that the waybill remains visible.
If the UPS Waybill is not used, enclose all export documentation in an envelope and securely tape it to the package. For a multiple-package shipment, attach the envelope to one of the packages. Mark the envelope “Export Documents”.
PARTS 1 THROUGH 3 - CUSTOMS COPIES |
PART 4 - SHIPPER’S COPY |
0112309714 (REV 06/04) 142M 06/04-M ORDER # 1801662338
DÉCLARATION DU CONTENU DE L’ENVOI – INSTRUCTIONS À L’EXPÉDITEUR
En vertu de la réglementation gouvernementale, tout envoi par service international doit être accompagné de la documentation pertinente où figurent des renseignements précis concernant l’envoi. Les renseignements figurant sur cette Déclaration du contenu de l’envoi – Instructions à l’expéditeur serviront au dédouanement et à l’établissement de droits et taxes applicables, exigés par le pays de destination.
Veuillez remplir une Déclaration du contenu de l’envoi – Instructions à l’expéditeur pour chaque envoi par service international. Un envoi comprend tous les colis expédiés le jour même à un seul destinataire.
Veuillez détacher cette page et suivre les directives ci-dessous pour remplir le formulaire. Les renseignements doivent être fournis en anglais ou dans la langue du pays de destination.
Afin d’assurer que toutes les copies de ce formulaire soient lisibles, veuillez taper à la machine ou écrire avec un stylo à bille et appuyer fermement.
1.Inscrire les nom et adresse de l’expéditeur, tels qu’ils apparaissent sur l’étiquette d’adresse. Ajouter les nom et numéro de téléphone de la personne à contacter.
2.Inscrire le numéro d’identification de l’expéditeur aux fins de vérification douanière (No TPS, etc.).
3.Inscrire les nom et adresse du destinataire, y compris le pays de destination, tells qu’indiqués sur l’étiquette d’adresse. Afin d’assurer la livraison rapide du colis, indiquer les nom et numéro de téléphone de la personne à contacter.
4.Inscrire le numéro d’identification du destinataire, aux fins de vérification douanière (No de TVA, no d’importateur, etc.), s’il est connu.
5.Inscrire la date.
6.Inscrire le(s) numéro(s) de référence dans cette case, le cas échéant.
7.Inscrire le nombre de colis contenus dans l’envoi.
8.Indiquer le poids total de l’envoi. Spécifier s’il s’agit de livres (lb) ou de kilogrammes (kg).
9.Inscrire les nom et adresse de l’acheteur, s’ils diffèrent de ceux du destinataire, dans la case no 9.
10.Le cas échéant, inscrire le numéro d’identification de l’acheteur aux fins de vérification douanière (No de TVA, no d’importateur, etc.), s’il est connu.
11.Fournir une description complète du contenu du colis de même que sa valeur. Èviter d’utiliser des termes généraux tels que « pièces », « papier », « imprimés », etc. Indiquer le numéro de code des marchandises (code harmonisé), s’il est connu. Ajouter la valeur unitaire et la valeur totale de chaque marchandise.
12.Inscrire la valeur totale du contenu du colis. En vertu de la réglementation douanière, il faut déclarer la valeur de tous les envois. S’il s’agit de colis n’ayant pas de valeur commerciale, inscrire une valeur minimale. Dans la case no 20, inscrire la valeur aux fins de douanes seulement.
13.Ajouter tous frais d’assurance applicables (frais de valeur déclarée) aux frais totaux inscrits sur la facture du client.
14.Ajouter tous frais de transport applicables (frais de valeur déclarée) aux frais totaux inscrits sur la facture du client.
15.Indiquer la valeur totale de la facture.
16.Spécifier la devise utilisée pour toutes les valeurs indiquées.
17.Indiquer si les droits, taxes et frais de courtage sont compris dans la valeur totale de la facture.
18.Inscrire le pays de destination finale.
19.Inscrire les conditions de vente afin de déterminer les frais compris dans la valeur totale de la facture (voir no 15). Par example, « CAF » (Coût, Assurance et Fret).
20.Indiquer toute condition spéciale qui s’applique dans la case no 21. Par example, la marchandise est envoyée à des fins de réparation, le colis est un cadeau (inclure le nom de chaque personne recevant un cadeau), les valeurs inscrites serviront aux fins de vérification douanière seulement, etc.
21.UPS prévoit le dédouanement de tous les envois par services Express et Expedited à destination de tous les pays desservis. Le dédouanement des envois
par service Standard à destination des États-Unis est confié à un courtier commercial qui est habituellement choisi par le destinataire. Avant l’expédition, le destinataire doit faire connaître à l’expéditeur le courtier choisi, et l’expéditeur devra s’assurer d’inscrire le nom de ce courtier dans la case no 22. Si le nom d’un courtier n’est pas indiqué, UPS choisira un courtier commercial. Celui-ci se chargera du dédounament au nom du destinataire.
Note: Les courtiers commerciaux appliquent normalement des frais de service de courtage pour le dédouanement.
22.Pour les envois par service Standard à destination des États-Unis, cocher la case pertinente pour indiquer si les droits, taxes et frais de service de courtage applicable seront réglés par l’expéditeur, le destinataire ou toute autre personne. Si les frais sont facturés à une personne autre que l’expéditeur ou le destinataire, inscrire dans l’espace prévu les nom et adresse de la personne concernée.
Note: La disponibilité de ces options est sujette aux conditions du service offert par le courtier commercial se chargeant du dédouanement.
Un connaissement UPS doit être utilisé pour les envois par services Express et Expedited dans les cas où les droits, taxes et frais de service de courtage doivent être facturés à une personne autre que le destinataire.
23.Pour les envois par services Express, Expedited et Standard à destination des États-Unis, un certificat d’origine canadienne est requis afin que les marchandises puissent être considérées pour une réduction ou une exemption des droits et taxes, en vertu de l’Accord de libre-échange nord-américain. L’attestation requise dépend de la valeur de l’envoi. Pour les envois d’une valeur de 1 000 $US ou plus, un «Certificat d’origine de l’exportateur» prévu par l’Accord de libre-échange nord-américain doit être fourni. Pour les envois d’une valeur de moins de 1 000 $US, fournier un «Certificat d’origine de l’exportateur» prévu par l’Accord de libre-échange nord-américain ou une attestation de l’origine canadienne des marchandises et initialer la case dans la section n° 24.
24.La signature de l’expéditeur est requise pour tout envoi par service international.
Si vous utilisez un connaissement UPS, veuillez insérer tous les documents relatifs à l’exportation dans l’étui pour connaissement. Les document doivent être placés derrière le connaissement afin que celui-ci soit bien visible.
Si vous n’utilisez pas un Connaissement UPS, insérez la Déclaration du contenu de l’envoi – Instructions à l’expéditeur dans une enveloppe que vous apposerez solidement au colis. (Pour les envois de colis multiples, apposez l’enveloppe sur l’un des colis.) Inscrivez la mention «Documents d’exportation» sur l’enveloppe.
COPIES 1 À 3 - DOUANES |
COPIE 4 - EXPÉDITEUR |
0112309714 (REV 06/04) 142M 06/04-M ORDER # 1801662338
